Hintojen muutokset ja irtisanominen - tie tuntemattomaan?

Hintojen muutokset ja varsinkin "kiinteä hinta" on monen hankkijan rakkaudenkohde, onhan moni hankinta tarkoitettu ratkaistavaksi halvimman hinnan mukaan. Joten puhutaanpa nyt hetki hinnoista JIT ehdoissa ja erityisesti siitä, miten JIT ehdot käyttäytyvät hinnanmuutostilanteissa.

Hintojen muutoksista säädetään JIT yleisten ehtojen 7 kohdassa, joka on yleisesti ottaen hyvin laadittu. Siinä on otettu varsin taitavasti huomioon kaikki mahdolliset tilanteet, jossa toimittaja "pääsisi" muuttamaan hintaa ja siten perimään enemmän kuin alun perin oli tarkoitus. Juridisesti teksti on varsin pitävä ja tehokas.

Hintojen muutoksista todetaan ehtojen 7 (3) kohdassa näin:

Sopimuskauden aikana toimittaja voi kalenterivuosittain muuttaa hintoja sopimuksen kohteen todellista kustannuskehitystä vastaavasti. Näin voi tehdä kuitenkin vain siltä osin kuin hintoja ei ole sovittu kiinteiksi. Toimittajan on ilmoitettava tilaajalle hintojen muuttamisesta kirjallisesti vähintään kaksi (2) kuukautta ennen sen laskutuskauden alkamista, jona muutos tulee voimaan. Hinnanmuutoksen yhteydessä toimittajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen selvitys hinnanmuutoksen perusteena olevasta kustannuskehityksestä.

Tarjoaja saa siis muuttaa hintoja todellista kustannuskehitystä vastaavasti, kunhan siitä ilmoitetaan kaksi kuukautta ennen laskutuskauden alkamista. Eli hankintayksiköllä on reilut kaksi kuukautta aikaa päättää mitä tehdään. Jos muutoksia ei haluta, silloin sovelletaan kohtaa 4. Tässä onkin koko homman juju, sillä mielestäni JIT yleisten sopimusehtojen kohta 4 on enemmänkin ansa kuin hyvä ase hankintayksikölle. Kyseinen sopimuskohta menee näin:

Mikäli hintojen muutoksesta ei päästä yksimielisyyteen, tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus kyseisen tuotteen tai palvelun osalta päättymään valitsemanaan ajankohtana. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti ennen uusien hintojen voimaantuloa. Tilaajalla on myös oikeus päättää sopimus niiden muiden tuotteiden ja palveluiden osalta, joita ei voida edellä mainitun irtisanomisen johdosta oleellisilta osin enää käyttää sovittuun tarkoitukseen. Jos tilaaja irtisanoo sopimuksen, toimittaja on velvollinen soveltamaan muuttamattomia hintoja kuuden kuukauden ajan irtisanomisilmoituksen tekemisestä.

Tätä sopimuskohtaa voi pitää joko erittäin vahvana oikeutena hankintayksikölle tai sitten ei. Itse olen, vähitellen, käytännön kokemusten myötä, kallistumassa siihen, että kyseessä ei sittenkään ole hankintayksikölle se kaikkein tehokkain keino. Miksi ei? Käytännössä irtisanomisoikeus tarkoittaa, että hankintayksikkö on pakotettu irtisanomaan sopimuksen ja tekemään kilpailutuksen - hankintalain mukaisesti - mikäli hinnanmuutos ei miellytä. Tämän vuoksi hankintayksikkö joutuu tuijottamaan liiaksi lähitulevaisuuteen, eikä enää näe tarpeeksi kauas eteenpäin.

Pilvipalvelusta ei irtauduta helposti

Otetaanpa esimerkiksi pilvipalvelut: kovin montaa uutta tällaisen palvelun kilpailutusta ei järjestetä sopimuksen edellyttämässä kahden kuukauden ajassa. Kilpailutuksen lisäksi pitäisi keksiä vielä keino siirtää olemassa olevat tiedot uuteen järjestelmään, kouluttaa väki ja saada uuden järjestelmän säädöt kohdalleen. Kaiken tämän pitäisi tapahtua maagisessa kahden kuukauden ajassa. Kuka tahansa vähintään yhden hankintaprosessin läpi vetänyt tietää, että kyseessä on sula mahdottomuus. Todennäköistä on vielä sekin, että kyseinen hintaneuvottelu ja siitä seuraava irtisanomismahdollisuus ajoittuu pahimmoilleen juuri siihen aikaan, kun vasta hankittu uusi järjestelmä on juuri saatu opetettua loppukäyttäjille.

Käytännössä JIT ehtojen irtisanomisoikeus ei siis aina ole tehokas. Monet pilvipalvelutoimittajat käyttävät tätä nykyä juuri tätä “irtisano milloin vaan” -keinoa markkinoinnissaan: asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus milloin vain päättymään esimerkiksi kuukauden irtisanomisajalla, jos palvelu ei tyydytä. Monet pilvipalvelut ovat kuitenkin luonteltaan sellaisia, että oman datan siirtäminen sieltä pois ei onnistu kuukaudessa, mikä käytännössä tarkoittaa sitä, että kyseinen irtisanomisehto on tehoton. Tai sitten vaaditaan runsaasti suunnittelua ennen irtisanomista. Joka tapauksessa kuukausi on hyvin lyhyt aika mistään palvelusta irtautumiseen. JIT 2015 ehtojen lupaama kaksi kuukautta on tuplasti enemmän, mutta silti aika vähän.

Ei hätää, ratkaisuja on monia!

Vaikka ongelma on todellinen, ei mielestäni kysymys ole mistään suureta valuviasta. Enemmänkin asiasta, josta pitää olla tietoinen, Mitä voidaan sitten tehdä? Itse tekisin ehkä kaksi asiaa. Ensimmäinen vaihtoehto on tietysti ilmeisin, eli vaatisin hintojen pitämistä kiinteinä. No, tämä ei tietenkään ole aina mahdollista. Toinen vaihtoehto olisi pidentää tuota irtisanomisaikaa siten, että tarjoaja ei saa ottaa uutta hintaa voimaan vasta kuin vähintään kuuden kuukauden kuluttua ilmoituksesta. Tällöin jää edes vähän aikaa reagoida tilanteeseen pidemmällä tähtäimellä.
Kolmas vaihtoehto on sitoa kustannuskehitys johonkin tiettyyn indeksiin tai sitten esimerkiksi rajoittaa korotusten määrä tiettyyn prosenttiyksikköön/vuosi. Tällöin kustannuksiin saadaan tiettyä ennustettavuutta. Ongelma tässä taas on se, että monesti tällaisista ratkaisuista tulee "automaattinen maksimi", eli toimittaja kasvattaa hintaa juuri sallitun määrän.